Definice pojmu
Náležitosti faktury definují soubor povinných textových informací a číselných údajů, které musí naprosto každý platně vydaný doklad bezvýhradně obsahovat, aby mohl být z právního a účetního hlediska vůbec považován za platný. Jednotlivé náležitosti určuje v základu zákon o účetnictví a pro registrované plátce daně je pak navíc velmi tvrdě a nekompromisně rozšiřuje zákon o dani z přidané hodnoty (DPH).
Co musí na dokladu být podle obecného zákona o účetnictví?
Základní náležitosti faktury (pohlížíme-li na ni čistě jakožto na účetní doklad, který ze zákona vystavují naprosto všichni živnostníci i podnikatelé bez ohledu na režim DPH) zahrnují především naprosto jasnou identifikaci celé obchodní transakce. Na dokladu musíte povinně uvést jeho srozumitelné označení (například jednoduše: Faktura č. 2026001), a detailní informace o tom, jaká firma fakturuje a komu. Tedy váš přesný název nebo jméno, sídlo podnikání a samozřejmě IČO. Dále je naprosto povinný zákonný údaj o přesném zápisu vašeho subjektu do státního rejstříku (např. Fyzická osoba zapsána v ŽR u MÚ města...). Chybět nesmí ani dostatečně srozumitelný popis fakturovaného plnění, požadovaná celková částka v korunách a přesné datum formálního vystavení samotného dokladu.
Rozšířené a velmi přísné požadavky pro plátce DPH
Jakmile se na finančním úřadu oficiálně stanete plátcem DPH, vaše do té doby obyčejná faktura se úderem půlnoci formálně stává daňovým dokladem a legislativní požadavky na její obsah tak ze strany státu obrovským způsobem přitvrzují. K výše zmíněným základním údajům musíte zcela povinně doplnit vaše přidělené DIČ a stejně tak přesné DIČ vašeho odběratele (pokud je mu přiděleno). Zcela klíčovými náležitostmi, které finanční úřad důsledně kontroluje, jsou pak kalendářní data – konkrétně pak uvedené datum faktického vystavení dokladu a především přesné datum uskutečnění zdanitelného plnění (takzvané DUZP), od kterého se odvíjí povinnost odvést státu konkrétní vypočtenou daň.
Správné a bezchybné vyčíslení odváděné daně
Zcela jednoznačně nejzásadnější náležitostí faktury u registrovaných plátců je naprosto správné a matematicky přesné rozdělení konečných částek do příslušných šuplíků. Papírový i elektronický doklad musí čitelně a zřetelně rozlišovat celkový základ daně, z něj aplikovanou sazbu DPH (vyjádřenou v platných procentech) a zcela přesně vypočtenou výši této daně vyjádřenou v korunách českých, k čemuž se přičítá finální celková částka k fyzické úhradě odběratelem. Chybějící, odbytá nebo na haléře špatně spočítaná daň může při hloubkové kontrole snadno vést k tomu, že kontrolor z finančního úřadu váš daňový doklad vůbec neuzná. V systému dFaktura jsou pro tento účel veškeré daňové výpočty důkladně a plně automatizovány.