Definice pojmu
Číslo faktury je zcela unikátní nezaměnitelný identifikátor (alfanumerický kód nebo dlouhá číslice) vždy jedinečně přidělený konkrétnímu účetnímu či daňovému dokladu. Slouží výhradně k jeho jednoznačné a stoprocentní identifikaci v účetnictví státu i firmy, k chronologickému logickému řazení a posléze v neposlední řadě také k automatizovanému párování s došlými platbami prostřednictvím variabilního symbolu při zaslání do banky.
Logika a železná pravidla číselných řad v účetnictví
Jedním z úplně nejdůležitějších a naprosto nejzákladnějších železných pravidel v administrativě je, že vydané doklady musí jít přísně chronologicky logicky a selským rozumem postupně časově a číselně nezvratně za sebou. Každé nové zapsané číslo faktury musí tedy naprosto logicky, pevně a nezadržitelně matematicky zcela přesně navazovat na to těsně o den předchozí. V řadě tak u vás prostě nesmí nikdy jen tak do ztracena vznikat nějaké dlouhé hluché bezdůvodné nevyplněné mezery nebo neobhajitelné díry, a už vůbec a naprosto nikdy nesmí omylem, u Excelu docela běžně, dojít k tomu, že by dvě rozdílné a naprosto nesouvisející cizí faktury obdržely navlas stejné číslo. To by se velmi rychle odhalilo a finanční úřad by to pochopitelně vnímal jako velký problém pro prokazatelnost tržeb. dFaktura tyto přesné řady spolehlivě na pozadí pohlídá za vás a automaticky je plynule navyšuje o jedna.
Jak z praxe vymyslet ten ideální a dobrý formát čísla?
I když to možná překvapí, zákon vůbec přesně a tvrdě nenařizuje, jak konkrétně má a jak může formát dlouhého číslování vypadat, nebo kolik míst má mít. V praxi se vůbec nejčastěji pro klid a přehled využívá chytrá a jednoduchá kombinace aktuálního daného roku a za ním hned pomlčka a čisté navazující pořadové číslo. Standardem pro živnostníky je například dlouhý formát RRMMCCC (2605001 - první zrušená faktura v měsíci květnu roku 2026), nebo RRRRCCCC (20260001 - vůbec první faktura v celém dlouhém roce 2026). Právě a jen tento formát se zároveň i velmi nejčastěji logicky a s radostí pak přímo beze změn plně kopíruje do oken a kolonky důležitého takzvaného desetimístného variabilního symbolu pro přesnou a rychlou a jasnou spárovanou platbu k zákazníkovi rovnou v bance na účet, protože pro ten se písmena nebo lomítka nepodporují a systém je tak ignoruje a nepřijme.
Zvažte důkladné oddělování různých různorodých typů příjmů
Pokud náhodou a logicky šikovně jako všestranná osoba podnikáte v mnohem více oborech zároveň pod jedním stejným svým IČO (např. máte spuštěný fungující placený e-shop s parfémy a do toho po večerech poskytujete placené IT konzultace či SEO služby), je více než obvyklé, moudré a u účetní dokonce dosti žádoucí si pro každou takovouto rozdílnou diametrálně odlišnou a jinačí činnost rovnou bez váhání už od Nového roku založit na portálu zcela vlastní číselnou samostatnou řadu (například: veškeré faktury z vašeho e-shopu po sobě vždy tvrdě začínají a jedou odteď dlouhou velkou jedničkou - 12026001, zatímco vaše oblíbené konzultace na straně druhé zas logicky chytře dvojkou - 22026001). Udržíte tak díky tomuto malému chytrému kroku a triku ve svém malém či větším dlouholetém pestrém podnikání a zejména pak celkově i pro sebe v účetnictví zcela dokonalý křišťálový a znatelný pořádek, ve kterém se už nikdy jen tak náhodou při větším stresu nebo hromazení nespletete.