Definice pojmu
Vytěžování faktur je pokročilý automatizovaný proces, při kterém speciální software s využitím optického rozpoznávání znaků (OCR) přečte z přijatého dokumentu důležitá textová data jako je IČO, částky a data splatnosti, aby je následně bleskově zapsal do účetního systému bez nutnosti ručního zadávání.
Konec zdlouhavého ručního přepisování dat
Tradiční zpracování doručených dokladů vypadalo dlouhé roky tak, že účetní vzala do ruky papír (nebo otevřela PDF na vedlejším monitoru) a políčko po políčku ručně přepisovala všechny uvedené údaje do účetního softwaru. Vytěžování faktur tuto ubíjející, pomalou a na chyby náchylnou rutinu zcela eliminuje. Patří mezi jeden z největších milníků v digitalizaci velkých firem a moderních účetních kanceláří.
Jak technologie OCR v praxi funguje?
Moderní systémy (jako využívá i náš modul pro přijaté faktury) pro profesionální vytěžování faktur využívají pokročilé technologie OCR. Přijatý dokument si vizuálně "naskenují", rozpoznají na něm textové oblasti a načtou data. Systém dokáže z kontextu logicky vyhodnotit IČO dodavatele, celkovou částku, sazby DPH i variabilní symbol. Poté data vyexportuje v předem definovaném strukturovaném formátu připraveném pro okamžitý import a spárování.
Existuje ještě lepší cesta než OCR?
I to nejlepší optické čtení může u špatně naskenované faktury udělat chybu. Pokud chcete mít data absolutně bezchybná a bez jakékoliv práce, začněte vyžadovat dokumenty ve strukturovaných formátech jako je ISDOC. Ten v sobě už přesná strojová data obsahuje a žádné OCR na něj nepotřebujete. Zkuste si do našeho bezplatného Prohlížeče ISDOC nahrát nějaký soubor, abyste viděli, jak to funguje.