Definice pojmu
Vytěžování faktur je automatizovaný proces, při kterém speciální software s využitím optického rozpoznávání znaků (OCR) a umělé inteligence analyzuje přijatý dokument (např. sken nebo PDF) a sám z něj přečte důležitá data jako IČO, částky a data splatnosti, aby je následně zapsal do účetního systému.
Konec ručního přepisování dat
Tradiční zpracování přijatých dokladů vypadalo tak, že účetní vzala do ruky papír (nebo otevřela PDF na monitoru) a políčko po políčku ručně přepisovala údaje do účetního softwaru. Vytěžování faktur tuto ubíjející a na chyby náchylnou rutinu zcela eliminuje. Je to jeden z největších milníků v digitalizaci firem.
Jak technologie OCR funguje?
Moderní systémy pro vytěžování faktur využívají pokročilé technologie. Dokument si nejprve vizuálně "naskenují", následně rozpoznají textové oblasti a s pomocí umělé inteligence pochopí kontext. Systém pozná, že číslo vedle slova "Celkem:" je celková částka, a že číslo pod názvem firmy je její IČO. Poté data exportuje v předem definovaném strukturovaném formátu pro účetní program.
Úspora času a minimalizace chyb
Zavedením tohoto procesu firmy zrychlují zaúčtování dokladů až o 80 %. Navíc stroje nedělají typické lidské chyby způsobené únavou nebo překlepy. Pokud si navíc osvojíte i formáty jako ISDOC (které vytěžovat přes OCR ani nepotřebují, protože už v sobě strojová data mají), vaše administrativa se stane plně automatizovanou.