Definice pojmu
Faktura Excel je doklad vytvořený v tabulkovém procesoru Microsoft Excel (případně v alternativách jako Google Sheets), který využívá buňky pro rozvržení dokumentu a vzorce pro automatický výpočet mezisoučtů, DPH a celkových částek.
Tradiční řešení pro začínající podnikatele
Pro mnoho živnostníků je faktura Excel úplně prvním způsobem, jak si poradit s fakturací. Tabulkové procesory jsou skvělé v matematice. Stačí nastavit vzorec na násobení jednotkové ceny množstvím, přidat výpočet procenta a šablona je funkční. Navíc si můžete snadno upravit barvy a rozložení podle svého vkusu.
Kde tabulky narážejí na své limity?
I když se zdá být vzor faktury v excelu ideálním řešením, brzy se objeví problémy. Nemáte centralizovaný přehled o tom, kdo vám už zaplatil a kdo ne. Hledání konkrétní faktury z minulého roku znamená procházení desítek souborů ve složkách. A co je nejhorší, neopatrným smazáním jedné buňky se vzorcem se může celý výpočet nenávratně zhroutit.
Přechod na modernější řešení
S rostoucím množstvím zákazníků se z používání faktury excel stává spíše brzda. Přepisování kontaktních údajů je pomalé a chybí napojení na veřejné rejstříky. Většina podnikatelů proto excelové tabulky dříve či později opouští a přechází na dedikované systémy, které tuto agendu řeší komplexněji a bezpečněji.