Definice pojmu
Faktura Excel je doklad vytvořený v tabulkovém procesoru Microsoft Excel (případně v alternativách jako Google Sheets), který využívá buňky pro vizuální rozvržení dokumentu a vzorce pro automatický výpočet mezisoučtů, DPH a celkových částek.
Tradiční řešení pro začínající podnikatele
Pro obrovskou spoustu živnostníků je faktura Excel úplně prvním způsobem, jak si poradit s počáteční fakturací. Tabulkové procesory jsou totiž ze své podstaty skvělé v matematice. Stačí správně nastavit vzorec na násobení jednotkové ceny množstvím, přidat jednoduchý výpočet procenta (DPH) a šablona je funkční. Navíc si můžete do tabulky snadno vložit logo a upravit barvy buněk.
Kde tabulky narážejí na své limity?
I když se na první pohled zdá být vzor faktury v excelu ideálním bezplatným řešením, dříve nebo později se objeví kritické problémy. Nemáte žádný centralizovaný přehled o tom, kdo vám už zaplatil a kdo vám ještě dluží. Hledání konkrétní faktury z minulého roku znamená zdlouhavé procházení desítek rozkopírovaných souborů ve složkách. A co je nejhorší, neopatrným smazáním jedné buňky se vzorcem se může celý výpočet daně nenávratně zhroutit a odeslat zákazníkovi chybná data.
Přechod na modernější řešení
S rostoucím množstvím stálých zákazníků a vystavených dokladů se z používání faktury excel stává spíše brzda podnikání. Přepisování kontaktních údajů je pomalé a zcela chybí napojení na veřejné rejstříky (ARES). Většina podnikatelů proto excelové tabulky opouští a volí Fakturační programy pro OSVČ, které tuto agendu řeší komplexněji a nesrovnatelně bezpečněji.