Definice pojmu
Zálohová faktura (často označovaná jako proforma faktura) je nedaňový dokument sloužící jako výzva k úhradě částky předtím, než dojde k samotnému dodání zboží nebo poskytnutí služby. Nejde o daňový ani účetní doklad, pouze o informaci pro platbu.
Proč chránit své cashflow platbami předem?
Zejména u zakázkové výroby, nákladných projektů nebo u nových a neověřených klientů je zálohová faktura mocným nástrojem. Umožňuje dodavateli získat prostředky na nákup materiálu a zároveň funguje jako psychologická garance, že to zákazník s objednávkou myslí vážně.
Proforma a DPH
Zásadním specifikem zálohové faktury je, že z ní jakožto z nedaňového dokladu neodvádíte žádné DPH (a zákazník si ho nemůže nárokovat). Ostrý daňový doklad – a s ním i povinnost odvodu daně – se vystavuje teprve ve chvíli, kdy peníze fyzicky dorazí na váš bankovní účet. Problematika zálohová faktura DPH je tak velmi striktně oddělena do fáze "výzva k platbě" a následné fáze "přijetí platby".
Jak se poprat se zúčtováním?
Pokud pracujete se zahraničními klienty, můžete se setkat s pojmem zálohová faktura anglicky (Proforma invoice / Advance payment invoice). Princip je ale všude stejný. Po dodání služby se vystaví finální vyúčtovací faktura na celkovou sumu, od které se odečte již zaplacená záloha, a zákazník doplácí pouze případný rozdíl.